La convocatoria de la Junta General es una tema que suele llevar quebraderos de cabeza a la mayoría de gestores sociales. a través de este post daré unas pautas sobre cómo se debe efectuar correctamente una convocatoria de una junta general de socios.
Competencia para convocar
La competencia con carácter general la tiene el órgano de administración.
Existen supuestos en los que la junta puede ser convocada por un tercero si el órgano de administración no procede con la convocatoria de la junta. Podrá convocarse a través de:
- Secretario Judicial de conformidad con lo establecido en la legislación de jurisdicción voluntaria (se efectúa una petición al Juzgado para que proceda con la convocatoria)
- Registrador Mercantil, debiendo convocarla en el plazo de un mes, e indicando lugar, día y hora, así como el orden del día, designando también las personas que ejercerán como pretendiente y secretario de la junta.
En caso de fallecimiento o cese del administrador (entiénsase que la sociedad queda sin representante), cualquier socio podrá solicitar del Secretario Judicial o del Registrador Mercantil la convocatoria para el nombramiento de un nuevo administrador.
En caso de disolución de la compañía, el administradores deberá convocar la junta general en el plazo de dos meses para que adopte el acuerdo de disolución o, si la sociedad fuera insolvente, ésta inste el concurso de acreedores. Cualquier socio podrá solicitar de los administradores la convocatoria si, a su juicio, concurriera alguna causa de disolución o la sociedad fuera insolvente.
Deber de convocar
El administrador debe convocar junta siempre que lo estime oportuno y necesario, o conveniente para los intereses de la propia sociedad, y obviamente también en aquellas fechas o periodos que se determine en los Estatutos o en la Ley.
Además, deberá convocarse junta si solicitan uno o varios socios que representen en su conjunto al menos el 5% del capital social. En dicha petición (requerimiento notarial) deberán indicar los asuntos a tratar debiendo establecer el orden del día propuesto. Recibida la solicitud (requerimiento notarial), el órgano de administración deberá convocar la junta y celebrarse en los dos meses siguientes, debiendo incluirse obligatoriamente los puntos del orden del día propuestos por los peticionarios.
Forma de la convocatoria
En cuando a la forma, debo indicar que hoy en día, y con las nuevas tecnologías, los estatutos de las nuevas sociedades que se crean o aquellas que ha optado por adaptarlos ya reflejan convocatorias mediante notificación electrónica. Aunque la mayoría de estatutos no contemplan esa posibilidad, y se debe proceder mediante publicación en la página web de la empresa (en los que casos se cumplan los requisitos del artículo 11 bis de la Ley de Sociedades de Capital o publicación en el B.O.R.M.E. y en uno de los diarios de mayor circulación de la provincia.
En ocasiones, en sociedades no excesivamente veteranas, lo estatutos suelen prever la posibilidad de efectuar comunicaciones individuales, que aseguren la recepción por parte del socio (ya sea comunicación escrita y acuse de recibo) ya sea mediante burofax.
Contenido esencial de la convocatoria
El contenido mínimo exigido que debe figurar en la convocatoria de la junta general es el nombre de la sociedad, fecha y hora de la reunión, orden del día, y el cargo de la persona que efectúa la convocatoria.
Personalmente, entiendo y recomiendo que se refleje también, el cif de la sociedad, en lugar de celebración (aunque sea el social). En cuanto al orden del día, y en caso de que haya informes o documentación, suelo indicar que dicha información ya está disponible para el socio, indicándole como pueden acceder a ella (email, web,…)
En ocasiones también indico la posibilidad de asistencia de un tercero (asesor o abogado), informo de la posibilidad de representación e indico los datos de la segunda convocatoria por si no hubiere quorum.
Lugar de celebración de la Junta
Es cierto que a falta de designación de domicilio en la convocatoria de la junta general se entiende que se celebrará en la sede social de la empresa. Pero quizás por forma y hábito de trabajo, siempre reflejo el domicilio donde se celebrar la junta, ya sea el domicilio social del cliente, una oficina o centro de trabajo, o mi propio despacho.
Plazos
Entre la convocatoria y la fecha prevista para la celebración de la reunión deberá existir un plazo mínimo de un mes en las sociedades anónimas y quince días en las sociedades de responsabilidad limitada. Teniendo presente lo establecido para el complemento de convocatoria.
En los casos de convocatoria individual a cada socio, el plazo se computará a partir de la fecha en que hubiere sido remitido el anuncio al último de ellos. Por tanto, hay que tener muy presente la tramitación de las notificaciones pues un retraso en el envío a un socio, puede provocar la nulidad de la convocatoria.
Segunda convocatoria
En el anuncio de la convocatoria de las sociedades anónimas, podrá hacerse constar, asimismo, la fecha en la que, si procediera, se reunirá la junta en segunda convocatoria. Entre la primera y la segunda reunión deberá mediar, por lo menos, un plazo de veinticuatro horas.
La Ley establece que si la junta general debidamente convocada, cualquiera que sea su clase, no pudiera celebrarse en primera convocatoria ni se hubiere previsto en el anuncio la fecha de la segunda, la celebración de ésta deberá ser anunciada, con el mismo orden del día y los mismos requisitos de publicidad que la primera, dentro de los quince días siguientes a la fecha de la junta no celebrada y con al menos diez días de antelación a la fecha fijada para la reunión, por ello yo suelo indicarlo ya en la convocatoria y evito trámites posteriores.
Complemento a la convocatoria (sociedades anónimas)
En la sociedad anónima, los accionistas que representen, al menos, el cinco por ciento del capital social, podrán solicitar que se publique un complemento a la convocatoria de una junta general de accionistas incluyendo uno o más puntos en el orden del día. El ejercicio de este derecho deberá hacerse mediante notificación fehaciente (aconsejo burofax o requerimiento notarial) que habrá de recibirse en el domicilio social dentro de los cinco días siguientes a la publicación de la convocatoria.
El complemento de la convocatoria deberá publicarse con quince días de antelación como mínimo a la fecha establecida para la reunión de la junta.
La falta de publicación del complemento de la convocatoria en el plazo legalmente fijado será causa de nulidad de la junta.
Junta universal
Se denomina junta universal (ordinaria o extraordinaria) aquella en la que esté presente el 100% del capital social. Por tanto, en ese mismo instante sin convocatoria previa, si por unanimidad se acuerda la celebración de una junta. Dicha junta podrá celebrarse en cualquier parte del mundo.
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